Glossaire

Le glossaire de l'agence événementielle

53 termes du métier, du brief au bilan, définis en une phrase puis expliqués.

Acompte: Un acompte est une part du prix versée à la commande, qui engage les deux parties. En événementiel, on voit souvent 30 à 50 % à la signature, côté client comme côté prestataires. La TVA sur une prestation de services est exigible dès l'encaissement de l'acompte.
Voir aussi : Échéancier, Budget
Agent IAagent: Un agent IA est un programme fondé sur un modèle de langage qui enchaîne des actions pour atteindre un but : chercher, lire, comparer, préparer un mail. Dans un logiciel de gestion, un bon agent prépare et un humain valide avant toute écriture ou tout envoi.
Voir aussi : MCP, Sourcing
Allotementbloc de chambres, contingent: Un allotement est un bloc de chambres ou de places réservé à l'avance auprès d'un hôtel ou d'un transporteur pour un groupe. Le contrat fixe les dates auxquelles l'agence peut rendre une partie du bloc sans pénalité, souvent entre 30 et 90 jours avant l'événement.
Voir aussi : Attrition, Rétrocession, Rooming list
Appel d'offres: Un appel d'offres est une procédure formelle par laquelle un client met plusieurs agences en concurrence sur un cahier des charges, avec des critères de choix annoncés. Selon le baromètre clients LÉVÉNEMENT 2025, 56 % des annonceurs estiment qu'un appel d'offres coûte plus de 10 000 € à une agence.
Voir aussi : Consultation, Compétition, Cahier des charges, Go / no go
Attritionclause d'attrition: L'attrition est la part d'un allotement non utilisée après la date de libération, que l'hôtel facture quand même. Le calcul type : chambres contractées non utilisées × tarif × nuits. Les hôtels attendent souvent un engagement de 80 à 90 % du bloc.
Voir aussi : Allotement, Minimum garanti
BEOBanquet Event Order, fiche de fonction banquet: Le BEO (Banquet Event Order) est le document interne d'un hôtel ou d'un lieu qui détaille, pour chaque séquence, la restauration, la mise en place des salles, les horaires et le matériel. L'agence le relit pour vérifier qu'il correspond à ce qui a été commandé.
Voir aussi : Conducteur, Fiche de fonction
Bilanbilan client, rapport d'événement: Le bilan est le document remis au client après l'événement : objectifs, participation réelle, satisfaction, retombées, budget prévu et dépensé par poste. Il se fonde sur des critères de performance fixés avec le client avant l'événement.
Voir aussi : Retour d'expérience, Bilan carbone
Bilan carboneempreinte carbone d'un événement: Le bilan carbone d'un événement mesure les émissions de gaz à effet de serre qu'il provoque, en général avec les facteurs de la Base Empreinte de l'ADEME. Le transport des participants en représente le plus souvent la plus grande part, d'où l'intérêt de collecter ville de départ et mode de transport à l'inscription.
Voir aussi : ISO 20121, Bilan
Brief: Le brief est la description du besoin : objectifs, public, dates, effectif, lieu souhaité, budget, contraintes. Le client en remet un à l'agence ; l'agence en rédige à son tour pour chaque prestataire (brief prestataire).
Voir aussi : Cahier des charges, Demande de cotation
Budget: Le budget d'un événement est le chiffrage poste par poste de toutes les prestations, avec une colonne achat, une colonne vente et la marge. Il naît pendant la recommandation et se réactualise jusqu'à la clôture financière.
Voir aussi : Marge, Coefficient, Échéancier
Cahier des charges: Le cahier des charges est le document formel qui décrit les attentes du client, les livrables exigés, le calendrier et les critères de choix d'une consultation. Il est plus détaillé et plus contraignant qu'un simple brief.
Voir aussi : Brief, Appel d'offres
Coefficientcoefficient multiplicateur: Le coefficient est le multiplicateur appliqué au prix d'achat pour obtenir le prix de vente : vente = achat × coefficient. Un coefficient de 1,25 donne une marge de 25 % du prix d'achat, soit 20 % du prix de vente.
Voir aussi : Marge, Budget
Commission: Une commission est une somme versée à l'agence par un fournisseur, souvent un hôtel, en contrepartie d'une réservation. Les lieux atypiques en versent rarement, et certains acheteurs demandent qu'elles soient rendues visibles dans le budget.
Voir aussi : Marge, Venue finder
Compétitionpitch: Une compétition est une mise en concurrence de plusieurs agences, souvent appelées à présenter une recommandation créative. Au deuxième trimestre 2026, 41 % des agences du baromètre LÉVÉNEMENT y voyaient une hausse des compétitions.
Voir aussi : Consultation, Appel d'offres, Soutenance
Conducteurrun of show: Le conducteur est le déroulé minute par minute d'un événement, en colonnes : heure, séquence, déroulement, matériel, responsable. C'est le document de référence de l'équipe et des techniciens le jour J.
Voir aussi : Déroulé, Road book, Filage, Fil rouge
Consultation: Une consultation est une demande adressée par un client à une ou plusieurs agences pour obtenir une proposition sur un événement. Elle peut être directe (une seule agence) ou prendre la forme d'un appel d'offres ou d'une compétition.
Voir aussi : Appel d'offres, Compétition, Go / no go, Recommandation
Convention: Une convention est un grand rassemblement des collaborateurs, partenaires ou clients d'une entreprise, souvent annuel, qui mêle plénières, ateliers et soirée. Elle sert à partager la stratégie et à fédérer.
Voir aussi : Séminaire, MICE
Cotation: Une cotation est le prix qu'un prestataire donne pour une prestation décrite, en réponse à une demande de l'agence. Elle se matérialise par un devis prestataire.
Voir aussi : Demande de cotation, Devis prestataire
Débours: Les débours sont des sommes payées par l'agence au nom et pour le compte de son client, justifiées, qu'elle refacture à l'euro près et sans TVA. Ils se distinguent des achats revendus avec une marge.
Voir aussi : Budget, TVA sur marge
Demande de cotationdemande de devis, RFP: Une demande de cotation est le message envoyé par l'agence à un ou plusieurs prestataires pour obtenir un prix et une disponibilité, à partir d'un brief prestataire. Envoyer la même demande à deux ou trois prestataires par poste permet de comparer.
Voir aussi : Cotation, Devis prestataire, Sourcing
Déroulé: Le déroulé est l'enchaînement chronologique des séquences d'un événement. Selon les agences, le mot désigne le conducteur minute par minute ou le road book complet.
Voir aussi : Conducteur, Road book
Devis prestataire: Le devis prestataire est le document chiffré qu'un fournisseur envoie à l'agence : lignes de prestations, prix, TVA, mentions « non compris », conditions d'acompte et d'annulation, durée de validité. Il se compare poste par poste avec les autres devis reçus.
Voir aussi : Cotation, Demande de cotation, Minimum garanti
DMCDestination Management Company, agence réceptive: Une DMC (Destination Management Company) est une agence installée dans une destination qui organise sur place les prestations : lieux, transports, restaurants, activités. Elle travaille souvent pour d'autres agences, comme fournisseur.
Voir aussi : Incentive, MICE
Échéancier: L'échéancier est le calendrier des paiements d'un événement : acomptes et solde à recevoir du client, acomptes et factures à payer aux prestataires. Le caler des deux côtés évite d'avancer de la trésorerie.
Voir aussi : Acompte, Budget
Feuille de route: La feuille de route est le document qui rassemble ce que chacun doit savoir pour l'événement : programme, adresses, contacts, horaires, logistique. Le mot est souvent employé comme synonyme de road book.
Voir aussi : Road book, Fiche de fonction
Fiche de fonctionfiche de poste du jour J: La fiche de fonction décrit, pour une personne de l'équipe sur place, où elle doit être, quand, pour quoi faire et qui appeler. Elle se tire du conducteur.
Voir aussi : Conducteur, Feuille de route
Fil rouge: Le fil rouge est le thème ou le récit qui relie les séquences d'un événement et lui donne sa cohérence. Il naît dans la recommandation et se retrouve dans le conducteur.
Voir aussi : Recommandation, Conducteur
Filage: Le filage est la répétition générale d'un événement, la veille ou le matin même, avec l'équipe et les prestataires : on déroule le conducteur, on teste la technique et les enchaînements.
Voir aussi : Conducteur
Go / no go: Le go / no go est la décision de répondre ou non à une consultation. Elle pèse le budget annoncé, le coût de la réponse, le nombre d'agences en lice, l'historique avec le client et la charge de l'équipe.
Voir aussi : Consultation, Appel d'offres
Honoraires: Les honoraires rémunèrent le travail de l'agence (conception, coordination, présence sur place), à part des prestations achetées. Ils peuvent être forfaitaires ou s'ajouter à une marge sur les achats.
Voir aussi : Marge, Budget
Incentivevoyage de stimulation: Un incentive est un événement ou un voyage offert par une entreprise pour motiver ou récompenser ses collaborateurs, souvent ses meilleurs vendeurs. Il implique fréquemment transport, hébergement et donc la TVA sur marge.
Voir aussi : MICE, DMC, TVA sur marge
ISO 20121: L'ISO 20121 est la norme internationale de management responsable des événements. Sa version 2024, portée par l'AFNOR, intègre les enjeux climatiques et la chaîne d'approvisionnement ; les annonceurs la voient comme un gage de sérieux.
Voir aussi : Bilan carbone
Manifesteliste passagers: Le manifeste est la liste nominative des passagers d'un transport (autocar, avion, bateau). La réglementation l'impose dans certains cas pour les autocars ; il se tire de la liste maîtresse des participants.
Voir aussi : Rooming list
Margemarge brute: La marge est la différence entre le prix de vente facturé au client et le prix d'achat payé aux prestataires. Rapportée à la vente, elle donne le taux de marque ; rapportée à l'achat, le taux de marge.
Voir aussi : Coefficient, Budget, Commission
MCPModel Context Protocol, serveur MCP: MCP (Model Context Protocol) est un standard ouvert qui permet à un assistant IA comme Claude, ChatGPT ou Copilot d'utiliser un logiciel : lire ses données et, si l'éditeur l'autorise, y créer ou modifier des éléments. Il est confié depuis décembre 2025 à l'Agentic AI Foundation, sous l'égide de la Linux Foundation.
Voir aussi : Agent IA
MICEtourisme d'affaires: MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) désigne le tourisme d'affaires : réunions, voyages de stimulation, congrès et salons. Une agence MICE combine souvent organisation d'événements et achat de voyage.
Voir aussi : Incentive, Convention, Séminaire, PCO
Minimum garanti: Le minimum garanti est le nombre de couverts ou de personnes qu'un prestataire facturera quoi qu'il arrive, même si l'effectif réel est plus bas. Il se négocie et se compare comme le prix.
Voir aussi : Attrition, Devis prestataire
PCOProfessional Congress Organiser: Un PCO (Professional Congress Organiser) organise des congrès scientifiques ou médicaux pour une société savante : inscriptions, abstracts, sponsoring, exposition, logistique. Il prend parfois le risque financier du congrès.
Voir aussi : MICE, Convention
Pose d'optionoption: Poser une option, c'est bloquer une date, une salle ou des chambres sans engagement ferme, jusqu'à une échéance. Si elle n'est pas confirmée à temps, l'option tombe et la ressource peut être attribuée à un autre client.
Voir aussi : Pré-réservation, Allotement
Pré-réservation: La pré-réservation est une réservation provisoire, souvent synonyme de pose d'option, qui garde une ressource en attendant la décision du client. Elle se confirme, se prolonge ou se lève avant son échéance.
Voir aussi : Pose d'option
Recommandationproposition: La recommandation est la proposition que l'agence remet au client en réponse à une consultation : concept, fil rouge, programme, lieux, visuels, et budget détaillé. Elle est souvent présentée lors d'une soutenance.
Voir aussi : Consultation, Soutenance, Fil rouge, Budget
Repérage: Le repérage est la visite d'un lieu avant l'événement pour vérifier les espaces, les accès, la technique et les contraintes. Il donne lieu à un compte rendu, parfois en deux versions : pour l'agence et pour le client.
Voir aussi : Sourcing
Retour d'expérienceRetex, débrief interne: Le retour d'expérience est le bilan interne de l'agence après un événement : ce qui a marché, les incidents, les préconisations. Il sert à mettre à jour les notes sur les prestataires et les checklists du prochain dossier.
Voir aussi : Bilan
Rétrocession: La rétrocession désigne, selon les contrats, soit la libération de chambres d'un allotement, soit leur confirmation. Le mot est piégeux : vérifiez son sens dans chaque contrat.
Voir aussi : Allotement, Attrition
Rétroplanning: Le rétroplanning est un planning construit à rebours à partir de la date de l'événement : chaque tâche est placée à J-n avec un responsable. Il intègre les échéances contractuelles comme les fins d'option et les dates de libération des chambres.
Voir aussi : Pose d'option, Conducteur
Road bookfeuille de route, déroulé: Le road book est le document de référence pendant la réalisation d'un événement : programme, adresses, contacts, transports, hébergement. Il existe en version équipe et parfois en version participants.
Voir aussi : Feuille de route, Conducteur, Déroulé
Rooming listliste d'hébergement: La rooming list est la liste nominative des participants avec leur chambre, leurs dates et leurs partages, envoyée à l'hôtel. Elle se tire d'une liste maîtresse unique, et se fige souvent vers J-15 côté hôtel.
Voir aussi : Allotement, Manifeste
Séminaire: Un séminaire est une réunion d'une équipe ou d'une entreprise hors de ses murs, sur une ou plusieurs journées, qui mêle travail et cohésion. C'est l'événement d'entreprise le plus courant.
Voir aussi : Convention, MICE, Incentive
Sourcing: Le sourcing est la recherche et la sélection des lieux et des prestataires adaptés à un événement, puis l'envoi des demandes de cotation. Une agence qui garde l'historique de ses prestataires et des prix payés source plus vite.
Voir aussi : Demande de cotation, Venue finder, Repérage
Soutenance: La soutenance est la présentation orale de la recommandation devant le client, en fin de consultation. Elle est suivie d'ajustements et de négociations avant la décision.
Voir aussi : Recommandation, Compétition
Synoptiquetableau synoptique: Le synoptique est un tableau qui résume l'événement d'un coup d'œil : dates, séquences, lieux, effectifs, prestataires. Une première version sert à analyser le brief, une version définitive accompagne le dossier technique.
Voir aussi : Brief, Conducteur
TVA sur margerégime des agences de voyages: La TVA sur marge est un régime où la TVA se calcule sur la marge et non sur le prix total ; elle s'applique aux prestations de voyage (transport, hébergement) qu'une entreprise achète et revend en son nom propre (article 266 du CGI). La part organisation d'un événement reste au régime normal : faites valider par votre expert-comptable.
Voir aussi : Marge, Débours, Incentive
Venue finderchercheur de lieux: Un venue finder est un intermédiaire qui recherche des lieux pour le compte de ses clients, souvent rémunéré par une commission versée par le lieu. Des plateformes comme 1001 Salles ou ABC Salles jouent ce rôle en ligne.
Voir aussi : Sourcing, Commission

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