Logiciels pour agences événementielles : le panorama 2026

Quel logiciel utilisent les agences événementielles ?

La plupart des agences événementielles françaises travaillent encore avec Excel, Word, PowerPoint et Outlook. Les logiciels dédiés existent depuis des années, mais ils restent minoritaires : sur 453 offres d'emploi de chef de projet événementiel publiées sur HelloWork entre le 21/09 et le 21/10/2026, aucune ne cite un logiciel événementiel, alors que 140 citent le Pack Office ou Excel (comptage Sagra, détail dans notre étude sur Excel).

L'offre est éclatée. Une agence de 20 personnes combine en général deux ou trois outils de familles différentes, plus des tableurs. On distingue six familles :

• Gestion d'agence (ERP et CRM métier) : prospection, devis client, budget par événement, achats prestataires, facturation, marge. C'est le cœur du sujet.
• Inscriptions et participants : site d'événement, inscriptions, badges, application. Souvent choisi par le client ; à connecter plutôt qu'à remplacer.
• Gestion de lieux : agenda des salles, BEO, propositions. Ce sont les outils de vos interlocuteurs.
• Sourcing et plateformes : trouver un lieu ou un prestataire, envoyer une demande, comparer.
• Voyage, incentive et DMC : itinéraires, multi-devises, rooming lists.
• Outils généralistes : Excel, Google Sheets, Notion, monday.com, et le logiciel comptable.

Le tableau comparatif des principaux acteurs

Le tableau ci-dessous résume ce que nous avons relevé le 21/10/2026 sur les sites des éditeurs, les comparateurs et la presse. Ce qu'un éditeur dit de lui-même est une déclaration, pas un test ; un prix cité par un comparateur est à vérifier en démo.

Les ERP événementiels français : complets, mais peu transparents sur le prix

Lab Event est l'éditeur français le plus visible. Société créée en 2019 (10 à 19 salariés au registre), elle revendique « plus de 500 clients » tous métiers confondus. Le périmètre est large : CRM, devis et factures, achats, signature électronique, facture électronique. Son assistant IA est inclus dès l'offre d'entrée, et un connecteur MCP permet à Claude de lire les données, sans création ni modification possible par ce canal. Le prix affiché est « à partir de 99 € par mois » ; Pro, Expert et Entreprise sont sur rendez-vous. Les fonctions utiles à une agence qui travaille avec des freelances (achats liés aux événements, utilisateurs externes, API) sont dans l'offre Entreprise.

ProjEvent publie ses prix, ce qui est rare : en location hébergée, 88 € HT par utilisateur et par mois de 1 à 4 utilisateurs, 66 € de 5 à 9, 55 € à partir de 10, plus 875 € HT d'installation. Il gère les contrats d'intermittents, utile en production. Il repose sur FileMaker avec un serveur dédié, et ne mentionne pas d'IA.

DigiFactory propose un calculateur par module et gère les demandes de devis aux prestataires. MarginStage, plus récent, se concentre sur la marge par événement avec des alertes sous un seuil, de 59 à 299 € HT par mois.

Les outils d'agence généralistes et étrangers

Furious vise les agences et cabinets de conseil au sens large. Ses prix sont publics (39 ou 49 € HT par utilisateur et par mois) et il décrit quatre niveaux d'IA, dont un connecteur MCP vers Claude, ChatGPT et Mistral. Il n'est pas pensé pour l'événementiel : pas de cotations prestataires ni d'options sur les lieux. Les avis Capterra lui reprochent surtout l'ergonomie et des tableaux de bord peu personnalisables.

À l'étranger, eventru (Royaume-Uni) est l'un des rares outils pensés pour les agences avec un assistant qui rédige budgets et conducteurs, et des crédits IA inclus sans dépassement facturé. Qondor (Norvège) mise sur la proposition interactive : le client coche ses options et signe en ligne.

Plateformes d'inscription et de sourcing : à connecter, pas à remplacer

Cvent est le leader mondial des inscriptions et du sourcing de lieux. Il n'affiche pas de prix ; Vendr, qui suit les achats de logiciels, relève une médiane de 19 550 $ par an sur 197 contrats. Il a annoncé en juillet 2026 des « Skills » utilisables par des agents externes comme Claude. Il vise les grands organisateurs, pas le back-office d'une agence.

Eventdrive, Eventtia et Swapcard gèrent les participants. Eventtia inclut un serveur MCP en lecture et écriture depuis le 01/08/2026 ; Eventdrive a lancé un « Pilotage IA » par MCP le 15/10/2026. Ces outils couvrent l'inscription et le jour J, pas le budget ni les achats de l'agence.

Naboo (levée de 70 M$ en février 2026) et Kactus vendent directement aux entreprises : ce sont des concurrents des agences plus que des outils pour elles. Kactus indique traiter plus de 1 000 devis par jour par reconnaissance automatique.

Excel et Notion : le vrai concurrent

Le tableur gagne parce qu'il est déjà là, qu'il se plie à chaque événement et que clients, freelances et comptables le lisent. Il perd sur la mémoire : les prix payés, les prestataires et les budgets restent dans des fichiers dispersés, en plusieurs versions. Notion sert de plus en plus de base légère, sans calcul de marge ni lecture des devis. Nous avons détaillé les sept raisons de ce statu quo dans notre étude.

Sagra : un nouvel entrant, ce qui existe et ce qui vient

Sagra est notre logiciel, lancé en octobre 2026 par Pilotis. Ce qui fonctionne aujourd'hui : la base des prestataires et des lieux avec l'historique des prix et leur source, les demandes de cotation multi-prestataires avec un lien de dépôt sans compte, le comparatif des devis par poste, les options sur les lieux, le budget achat, vente et marge, les acomptes, plusieurs structures dans une même maison, un assistant IA dont chaque écriture est à confirmer, et un serveur MCP en lecture et écriture.

Ce qui est prévu : la connexion des boîtes Outlook, l'hébergement en Europe, la facturation client et la facture électronique, l'export comptable, le rétroplanning, la rooming list et le connecteur Microsoft 365 Copilot. Comparez-nous sur ces points comme les autres ; le détail est sur la page Excel ou Sagra et sur Lab Event ou Sagra.

Les critères qui comptent pour une agence

• Le métier d'agence couvert : cotations prestataires, options, budget achat et vente, marge, acomptes. Beaucoup d'outils sont d'abord pensés pour les lieux ou les participants.
• Le prix pour toute l'équipe, freelances compris, pas le prix d'entrée.
• La mise en place : qui reprend vos Excel et votre historique, à quel prix, en combien de temps.
• L'export : pouvoir repartir avec tout (événements, devis, prestataires, documents), pas seulement les contacts.
• Plusieurs structures si votre maison en compte plusieurs.
• L'ouverture : API, export comptable, et MCP en lecture ou en écriture.
• L'hébergement des données et du modèle d'IA, et la validation humaine des actions.

Les questions à poser en démo

1. Quel est le prix mensuel total pour notre équipe, freelances compris, en paiement annuel et en paiement mensuel ?
2. Toute l'équipe doit-elle être sur la même offre ?
3. Quels frais de mise en place, de paramétrage, d'import et de formation, et sont-ils finançables par l'OPCO ?
4. Quelle durée d'engagement, quelle reconduction, quel préavis ? Les conditions générales sont-elles lisibles avant de signer ?
5. Que puis-je exporter si je pars, et dans quel format : événements, devis, factures, documents ?
6. Le MCP permet-il de lire seulement, ou aussi de créer et modifier ? Chaque écriture est-elle confirmée et tracée ?
7. Où sont hébergées les données, et quel modèle d'IA est utilisé, hébergé où ?
8. Peut-on démarrer sur un vrai événement plutôt que sur un paramétrage complet ?