Prestataires et lieux

Base de données prestataires événementiel : la mémoire de votre agence

Sagra garde une fiche par prestataire avec ses contacts, ses prestations, son dernier prix et le document d'où vient ce prix. Vos listes Excel s'importent telles quelles, et chaque événement ajoute ses notes à la fiche.

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Le problème

La liste des traiteurs vit dans un Excel que personne n'ose trier, les prix dans les boîtes mail, et l'avis sur la prestation dans la tête de celle qui a suivi le dossier. Pour retrouver un prestataire déjà utilisé, on appelle un collègue ou on fouille Outlook. Et quand quelqu'un quitte l'agence, une partie de la mémoire part avec lui.

Comment ça marche

En trois temps.

Vous importez vos listes

Glissez vos fichiers Excel tels qu'ils sont : Sagra reconnaît les colonnes, crée les fiches et écarte les doublons.

Les prix se rangent seuls

Chaque devis retenu et chaque prix relevé dans un mail rejoint l'historique du prestataire, avec sa source.

L'équipe note après l'événement

Une note sur 5 et quelques mots par prestataire, visibles sur sa fiche par toute l'équipe.

Ce que vous y gagnez

Concrètement.

Le dernier prix, avec sa preuve

Chaque prix renvoie au devis ou au mail d'où il vient. Vous vérifiez d'un clic avant de le donner à un client.

L'évolution des prix

Sagra calcule l'écart entre deux prix d'un même prestataire : avant de négocier, vous savez s'il a augmenté.

Les notes de toute l'équipe

Le retard au service, le traiteur qui a sauvé la soirée : la fiche le dit, même à la personne arrivée la semaine dernière.

Une fiche par prestataire, pas trois

À l'import, les doublons sont écartés, et un même prestataire écrit de deux façons se fusionne en une seule fiche.

Partagée entre vos structures

Les prestataires appartiennent à la maison : toutes vos structures les voient et les enrichissent.

Tout ce que vous avez fait ensemble

Les événements, les demandes de cotation et les devis passés avec ce prestataire, réunis sur sa fiche.

Questions

Questions fréquentes

Comment créer une base de données prestataires pour une agence événementielle ?

Partez de ce que vous avez déjà : vos listes Excel, puis vos mails. Sagra importe les listes telles quelles et, avec l'offre Pro, relit vos mails Outlook pour compléter les fiches avec les prix et les contacts. Vous validez ce qu'il a trouvé.

Quelles informations mettre sur une fiche prestataire ?

L'essentiel : catégorie, ville, contacts, prestations, derniers prix avec leur source, et les notes de l'équipe après chaque événement. Sagra y ajoute les événements et les demandes passés, sans saisie.

Peut-on retrouver un prestataire sans connaître son nom ?

Oui. Filtrez par catégorie et par ville, ou demandez à l'assistant : « un traiteur à Orléans déjà utilisé, à moins de 50 € par personne ». Il cherche dans votre base et cite la source de chaque prix.

Voyez Sagra sur vos propres dossiers.

Trente minutes en visio, sur un vrai cas de votre agence. Sans engagement.