Consultations et événements
Logiciel de gestion de projet événementiel : un dossier, un rétroplanning
Chaque événement a son dossier : client, dates, lieu, effectif, budget, marge, demandes aux prestataires et tâches. Sagra en tire le rétroplanning, la feuille de route et les briefs des prestataires.
Le problème
Les mêmes informations vivent dans plusieurs documents : l'effectif dans le budget, les horaires dans la feuille de route, le contact sur place dans un mail au traiteur. Quand l'une change, il faut penser à corriger partout. Et le rétroplanning, refait à chaque événement, dort dans un fichier que personne ne rouvre.
Comment ça marche
En trois temps.
Un seul dossier
Tout ce qui concerne l'événement est rangé dans ses onglets : budget, demandes, programme, documents, échanges avec le client.
Le rétroplanning généré
Sagra propose des tâches datées avec un responsable, propres au dossier ; l'équipe garde celles qui comptent, et elles se suivent en J-x.
Les documents qui suivent
La feuille de route et les briefs se tirent du dossier ; chaque version validée est figée, et les prestataires lisent leur brief par un lien.
Ce que vous y gagnez
Concrètement.
L'écran « À faire »
Les tâches de chacun, tous événements confondus, avec les retards signalés.
Le calendrier
Événements, rendus, relances, paiements et fins d'option sur une seule vue.
Une feuille de route versionnée
V1, V2, V3, chacune avec sa note, à imprimer ou à enregistrer en PDF.
Des briefs prestataires suivis
Commande, horaires, lieu, contact sur place : envoyé par lien, et vous voyez quand il est lu.
Le programme heure par heure
Avec la salle et le prestataire de chaque moment ; il nourrit la feuille de route et les briefs.
Des modèles d'événement
Un séminaire réussi devient le modèle du suivant : budget, rétroplanning et programme compris.
Questions
Questions fréquentes
Comment faire un rétroplanning d'événement ?
Qu'est-ce qu'une feuille de route événementielle ?
Les prestataires doivent-ils avoir un compte pour lire leur brief ?
À lire aussi
Voyez Sagra sur vos propres dossiers.
Trente minutes en visio, sur un vrai cas de votre agence. Sans engagement.