Sourcing et devis

Suivi des options chez les lieux : chaque pose d'option et son échéance

Chaque option posée chez un lieu ou un hôtel est notée dans le dossier : ce qui est bloqué, et jusqu'à quand. Sagra vous prévient trois jours avant l'échéance, et vous confirmez, levez ou prolongez d'un geste.

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Le problème

Pendant une consultation, une agence pose des options dans plusieurs lieux à la fois, le temps que le client se décide. Les échéances sont notées dans un mail, un agenda ou un carnet, et il suffit d'une semaine chargée pour en laisser passer une. Le lieu libère la date, et tout est à refaire.

Comment ça marche

En trois temps.

Vous posez l'option

Sur l'événement : le lieu, ce qui est bloqué (salles, chambres, dates) et la date de fin d'option.

Sagra surveille

Trois jours avant l'échéance, l'option remonte dans l'écran Aujourd'hui ; une échéance passée y apparaît aussi.

Vous décidez

Le client a tranché ? Vous confirmez. Il hésite ? Vous prolongez. Il a choisi ailleurs ? Vous levez l'option.

Ce que vous y gagnez

Concrètement.

Toutes les options au même endroit

Par événement et pour toute l'agence, chacune avec son état.

Une alerte à trois jours

Le temps d'appeler le client ou le lieu avant qu'il ne soit trop tard.

Les fins d'option au calendrier

À côté des événements, des rendus et des paiements, dans la vue Calendrier.

Des lieux libérés proprement

Lever une option dès que le client choisit ailleurs, c'est aussi garder de bonnes relations avec le lieu.

Par l'assistant aussi

« Prolonge l'option du château jusqu'à vendredi » : une proposition s'affiche, vous confirmez.

Questions

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une option sur un lieu événementiel ?

C'est une réservation provisoire : le lieu bloque une date et des espaces pour vous, sans engagement, jusqu'à une date limite. Avant cette date, vous confirmez (la réservation devient ferme, souvent contre un acompte) ou vous libérez le lieu.

Que se passe-t-il quand une option expire ?

Le lieu peut proposer la date à un autre client, sans forcément vous prévenir. C'est pourquoi Sagra vous alerte trois jours avant, et signale toute échéance passée dans l'écran Aujourd'hui.

Peut-on suivre les chambres bloquées à l'hôtel ?

Oui : une option peut porter sur des salles, des chambres ou les deux. Vous notez ce qui est bloqué et jusqu'à quand, comme pour un lieu.

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