Marge

Rentabilité des événements : la marge, moins le temps de vos équipes

Une marge de 40 000 € sur un événement est une bonne nouvelle, jusqu'à ce qu'on compte le temps de l'équipe. Sagra relie les heures de chacun à ses dossiers et donne la marge nette des temps, par événement, par client et par personne.

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Le problème

Le budget dit la marge sur les achats : 100 000 € vendus, 60 000 € de prestataires, 40 000 € de marge. Personne ne compte les semaines que l'équipe y a passées : les allers-retours de la réponse, les repérages, les derniers jours avant le jour J. Si ce temps vaut 60 000 €, l'événement a coûté 20 000 € à l'agence, et on ne le découvre jamais, ou trop tard.

Comment ça marche

En trois temps.

Chaque dossier a son équipe et son temps prévu

Vous confiez le dossier à vos chefs de projet, semaine par semaine, sur le planning des équipes ou depuis le dossier. Sagra propose le temps prévu d'après vos dossiers passés du même type.

Chacun note sa semaine en deux minutes

Sa semaine se pré-remplit avec le planning : on confirme ou on corrige, dossier par dossier. Sagra range seul le temps dans la réponse, la préparation, le jour J ou le bilan, d'après les dates.

La marge nette des temps se lit

Dans le dossier et dans Finances : la marge, le coût du temps au coût d'une heure de chacun, et ce qui reste. À 80 % du temps prévu, puis au dépassement, le chef de projet est prévenu.

Ce que vous y gagnez

Concrètement.

Ce que le dossier a vraiment rapporté

La marge nette des temps par événement, par client et par personne, sur les événements terminés.

Le temps des réponses perdues

Ce qu'ont coûté les consultations qui n'ont rien donné, pour choisir celles auxquelles répondre.

Qui a de la place

Le planning des équipes : les dossiers confiés, les missions des freelances et les absences, semaine par semaine ; une semaine trop chargée ressort.

Prévenu avant, pas après

Un mail au chef de projet à 80 % du temps prévu, puis au dépassement, et l'alerte dans ses tâches.

Le coût horaire reste confidentiel

Le coût d'une heure de chacun ne se lit que par la direction ; l'équipe ne voit que ses heures.

Le planning dans votre agenda

Chacun retrouve ses dossiers et leurs jours J dans Google Agenda ou Outlook, mis à jour seuls.

Questions

Questions fréquentes

Comment calculer la rentabilité d'un événement ?

Partez de la marge sur les achats : le prix de vente moins ce que vous payez aux prestataires. Retirez ensuite le coût du temps de l'équipe : les heures passées sur le dossier, de la réponse au bilan, multipliées par le coût d'une heure de chaque personne. Ce qui reste est la marge nette des temps. Sagra fait ce calcul pour chaque événement.

Faut-il un chronomètre ou valider les feuilles de temps ?

Non. Chacun note sa semaine, dossier par dossier, et elle est déjà pré-remplie avec le planning. Pas de chronomètre ni de validation ligne par ligne : un rappel le vendredi et le lundi à qui ne l'a pas remplie, et la direction voit les semaines incomplètes.

Qui voit le coût horaire des personnes ?

La direction seulement. Elle le règle avec la semaine de chacun dans les réglages de l'équipe ; les autres ne voient que leurs heures.

Peut-on exporter les temps ?

Oui, en Excel ou en CSV, pour le contrôle de gestion, la paie ou votre expert-comptable.

Parlons de votre agence.

Une démo de trente minutes sur vos propres dossiers, ou simplement vos questions. Et si vous préférez juger sur pièce, envoyez-nous un brief déjà traité : on vous rend la proposition chiffrée.