Chiffrer un événement d'après ses devis passés : la méthode pas à pas

Pourquoi partir de ses devis passés

Pour répondre à un brief, beaucoup d'agences chiffrent à l'expérience (« un cocktail à Lyon, c'est autour de 40 € ») ou redemandent des devis qu'elles ont déjà. Les vrais prix sont pourtant là : dans les devis et les factures des dossiers précédents, chez les prestataires avec qui l'agence travaille, au niveau d'exigence de ses clients. Une moyenne de marché, comme celles de notre guide combien coûte un séminaire, sert à cadrer un brief ; elle ne remplace pas vos prix.

C'est aussi une question de délai. Une recommandation se prépare souvent en deux ou trois semaines (voir répondre à un appel d'offres) : attendre dix devis pour un budget estimatif, c'est perdre le temps du concept.

La méthode en cinq étapes

1. Retrouver les devis comparables : même type de prestation, même ville ou région, effectif proche, moins de deux ans.
2. Les ramener à la même base : hors taxes, par personne, par jour ou par unité, et avec les mêmes inclusions (personnel, boissons, livraison, montage).
3. Corriger la ville, la date et l'effectif : une saison haute, un autre quartier, un groupe deux fois plus grand ne coûtent pas pareil.
4. Donner une fourchette : le plus bas, le plus haut, le plus récent, et le devis d'où vient chaque chiffre.
5. Décider où demander un devis ferme : les postes lourds, les prix trop anciens, les lieux et prestataires nouveaux.

Ramener chaque devis à la même base

C'est l'étape qu'on saute le plus souvent, et celle qui fausse tout. Deux devis de traiteur à 45 € par personne ne disent pas la même chose si l'un compte le personnel de service et l'autre non. Avant de comparer, notez pour chaque prix :

• le montant hors taxes (les taux de TVA varient selon la prestation, voir notre guide de la TVA d'une agence) ;
• l'unité : par personne, par jour, par chambre et par nuit, par véhicule, au forfait ;
• l'effectif et la date de l'événement, pas seulement celle du devis ;
• les inclusions et les « non compris » : personnel, boissons, livraison, montage, démontage, frais techniques ;
• la source : le prestataire, le dossier, le fichier.

Changer d'effectif : coûts fixes et coûts par personne

Multiplier un prix par personne par le nouvel effectif ne marche que pour les postes vraiment proportionnels. Les autres ont une part fixe ou fonctionnent par paliers.

Un exemple : un cocktail pour 150 personnes à Lyon

Exemple fictif, pour montrer la méthode. L'agence a trois devis de cocktail dînatoire dans ses dossiers.

Le prix par personne monte quand l'effectif baisse (51 € pour 80 personnes), à cause du personnel. Pour 150 personnes, la fourchette utile va donc de 45 à 48 € par personne, soit 6 750 à 7 200 € HT. Le poste est lourd et les prix ont presque un an : on garde l'estimation dans la recommandation, et on demande un devis ferme aux deux traiteurs si le dossier avance.

Quand demander quand même un devis

• Le poste pèse lourd dans le budget (lieu, traiteur, hébergement) : une erreur de 10 % s'y voit.
• Le prix a plus d'un an, ou la date tombe en période de forte demande : à titre de repère, le coût moyen d'un séminaire résidentiel est passé de 384 € à 397 € par participant entre 2024 et 2025 (Kactus, vendeur de séminaires).
• Le lieu ou le prestataire est nouveau, ou la ville change.
• Les écarts entre vos devis sont grands : en 2024, les entreprises comparaient 4,4 devis par événement, avec 73 % d'écart entre le moins cher et le plus cher dès quatre devis (Kactus, 2025).

Tenir sa base de prix

Tout cela suppose de retrouver ses prix. Dans Excel, une feuille suffit pour commencer, une ligne par prix : date de l'événement, prestataire, ville, poste, unité, prix unitaire hors taxes, effectif, inclusions, fichier source. Le plus dur n'est pas de la créer, c'est de la tenir à jour à chaque devis reçu. Notre modèle de budget Excel reprend ensuite chaque poste avec son coefficient et calcule la marge.

Une IA comme ChatGPT ou Claude peut aider à extraire les prix d'une pile de devis PDF, à condition de vérifier chaque montant et de ne pas y verser de données confidentielles sans en avoir le droit : voir comparer des devis avec l'IA.

Dans Sagra, c'est le cœur du chiffrage d'après vos prix : vos devis et factures passés sont lus à la mise en place, chaque nouveau devis s'ajoute, et chaque poste d'une proposition reçoit une fourchette tirée de vos dossiers, avec le devis d'où elle vient. Sans historique sur un poste, Sagra le dit et prépare une demande de devis.