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Rooming list : modèle Excel gratuit en français, et comment la tenir
L'essentiel
Une rooming list est la liste nominative des chambres d'un groupe, que l'agence transmet à l'hôtel : qui dort où, quelles nuits, en quel type de chambre et avec qui. Ce modèle Excel gratuit, en français, calcule les nuits de chacun et le nombre de chambres par type et par nuit, ce que demande l'hôtel pour l'allotement.
- Une ligne par personne, même quand deux personnes partagent une chambre.
- Les nuits se calculent depuis les dates d'arrivée et de départ.
- Un récapitulatif compte les chambres individuelles, doubles, twins et triples, nuit par nuit, hors annulations.
- Une seule liste maîtresse, tenue par une seule personne, et des envois à l'hôtel par différence.
Qu'est-ce qu'une rooming list ?
La rooming list, ou liste des chambres, est le fichier qui dit à l'hôtel qui occupe quelle chambre, quelles nuits. Pour un séminaire ou une convention, l'agence la construit à partir des inscriptions, la met à jour au fil des changements et l'envoie à l'hôtel avant l'arrivée du groupe. Elle sert aussi à vérifier la facture finale de l'hôtel.
Télécharger le modèle
Participants, dates, nuits, type de chambre, partage, régimes, besoins et statut, avec le récapitulatif des chambres par nuit et un mode d'emploi.
Les colonnes à prévoir
| Colonne | Pourquoi |
|---|---|
| Nom, prénom, société | L'hôtel enregistre les clients à leur nom |
| Arrivée, départ et nuits | Le nombre de nuits fait la facture |
| Type de chambre | Individuelle, double (un lit), twin (deux lits), triple |
| Partage avec | Pour attribuer la même chambre à deux personnes |
| Régime alimentaire, besoins particuliers | Repris par le traiteur et l'hôtel (mobilité réduite, étage) |
| Statut | Confirmé, option ou annulé : une annulation reste tracée sans compter la chambre |
Tenir la rooming list sans erreur
- Une seule liste maîtresse, modifiée par une seule personne : chaque copie parallèle crée des erreurs.
- Envoyez les changements à l'hôtel depuis la dernière version, plutôt que la liste entière sans repère.
- Surveillez les dates de libération de l'allotement : les chambres non utilisées au-delà sont facturées (attrition).
- Figez la liste quand l'hôtel le demande, souvent vers J-15, puis gérez les derniers changements un par un.
- Comparez la facture finale de l'hôtel à la rooming list : nuits, types de chambres, extras.
Le calendrier complet est dans notre guide rétroplanning d'un événement. Dans Sagra, les participants remplissent eux-mêmes un questionnaire en ligne (dates, régime, chambre), et la rooming list se met à jour et part à l'hôtel au bon format : voir participants et chambres.
Questions fréquentes
Comment dit-on rooming list en français ?
Quelle différence entre une chambre double et une twin ?
Quand envoyer la rooming list à l'hôtel ?
Le modèle est-il gratuit ?
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