Guide
Modèle de rétroplanning d'événement sur Excel, gratuit
L'essentiel
Ce modèle Excel gratuit construit le rétroplanning d'un événement à rebours : vous saisissez la date du jour J, et chaque tâche (options, devis, contrats, rooming list, conducteur, bilan) reçoit sa date limite. Un statut par tâche, et les retards ressortent en corail. Il suit le déroulé d'un séminaire, de J-120 à J+15, à ajuster à votre événement.
- Une seule cellule à remplir pour démarrer : la date de l'événement.
- Chaque tâche est placée à J-n ou J+n ; les dates limites se recalculent si la date change.
- Vert pour ce qui est fait, bleu pour ce qui est en cours, corail pour ce qui est en retard.
- Le déroulé type va de J-120 (cadrage) à J+15 (clôture financière et bilan).
Télécharger le modèle
21 tâches de J-120 à J+15, dates calculées depuis le jour J, statuts et couleurs, avec un mode d'emploi. Fonctionne aussi dans Google Sheets.
Comment faire un rétroplanning
Un rétroplanning part de la date de l'événement et remonte le temps : on liste les tâches, on fixe pour chacune un délai avant le jour J, un responsable, puis on suit son avancement. Dans un tableur, la date limite se calcule simplement : date de l'événement moins le nombre de jours. C'est ce que fait le modèle, ligne par ligne.
| Quand | Phase | Exemples de tâches |
|---|---|---|
| J-120 à J-100 | Cadrage et options | Analyser le brief, short-list de lieux, poser les options |
| J-90 à J-75 | Devis et proposition | Demandes de devis, comparatif, proposition au client |
| J-65 à J-60 | Validation et contrats | Contrat client, confirmation des options, contrats prestataires |
| J-55 à J-15 | Production | Inscriptions, briefs, repérage, allotement, rooming list |
| J-10 à J | Jour J | Conducteur, effectif définitif, montage et filage |
| J+3 à J+15 | Bilan | Questionnaire, factures rapprochées, solde et bilan client |
L'utiliser en cinq minutes
- Saisissez la date de l'événement dans la cellule jaune.
- Ajustez les délais : un congrès se prépare plus tôt, un dîner plus tard. Les jours avant sont en négatif (-30 = un mois avant), les jours après en positif.
- Indiquez un responsable par tâche.
- Tenez le statut à jour : « À faire », « En cours », « Fait ».
- Ajoutez vos tâches dans les lignes vides prévues sous le tableau.
Dans Excel, Google Sheets, Word ou PowerPoint ?
Excel ou Google Sheets sont les plus pratiques, parce que les dates se recalculent et qu'on peut filtrer par responsable ou par statut ; le modèle s'ouvre dans les deux. Word et PowerPoint servent à présenter le rétroplanning au client, pas à le tenir : on y colle une version figée, à une date donnée.
Les points qui font dérailler un rétroplanning
- L'échéance des options sur les lieux : une option non confirmée à temps tombe.
- Les dates de libération des chambres de l'allotement : au-delà, l'attrition s'applique.
- Les listes finales (rooming list, traiteur, transport) qui changent jusqu'au dernier moment : gardez une seule liste maîtresse. Voir notre modèle de rooming list.
- La clôture oubliée : le rétroplanning ne s'arrête pas au jour J, mais au rapprochement des factures.
Le détail de chaque étape est dans notre guide rétroplanning d'un événement. Dans Sagra, le rétroplanning se prépare depuis la date et les postes du dossier, chaque tâche a son responsable, et la feuille de route se partage par lien.
Questions fréquentes
Comment faire un rétroplanning dans Excel ?
Quand commencer le rétroplanning d'un séminaire ?
Le modèle fonctionne-t-il dans Google Sheets ?
Quelle différence entre rétroplanning et feuille de route ?
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