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Babel Event : l'IA au service du sourcing d'une agence événementielle
L'essentiel
Babel Event, agence de communication dotée d'un pôle événementiel, gérait ses prestataires, ses événements, ses factures et ses clients dans quatre outils séparés. Notre équipe lui a construit un cockpit unique et un agent IA de sourcing, branché sur sa propre base de prestataires : trouver le bon prestataire prend désormais moins de 30 secondes, contre plusieurs heures auparavant. Ce travail, mené avant Sagra, a dessiné ce que fait aujourd'hui Sagra.
- Avant : l'information vivait dans quatre outils, et chaque événement demandait des heures de recherche de prestataires.
- Ce qui a été construit : un cockpit unique (prestataires, événements, factures, clients) et un agent IA de sourcing.
- Résultat : moins de 30 secondes pour trouver les bons prestataires, un seul outil, aucune ressaisie.
- La leçon : l'IA est utile quand elle travaille sur la mémoire de l'agence, avec une décision humaine au bout.
L'agence
Babel Event est une agence de communication de plus de cent personnes, avec un pôle événementiel d'une dizaine de personnes et de nombreux freelances. Elle produit des événements techniques et ambitieux : plateaux télévisés, conventions de managers pour de grands groupes. Moins nombreux, mais chacun demande beaucoup de prestataires.
Avant : quatre outils et des heures de recherche
- Les prestataires dans un annuaire à part et des tableurs, mis à jour quand on y pense.
- Les événements (projets, tâches, jalons) dans un autre outil, sans lien avec les prestataires.
- Les devis, factures et budgets suivis séparément.
- Les clients dans un CRM isolé.
La même information se ressaisissait plusieurs fois, et retrouver le bon prestataire pour un événement prenait des heures : dix minutes rien que pour retrouver une facture.
Ce que notre équipe a construit
La mission a été menée par Vuma, cabinet de conseil et de formation en IA pour les PME, dont l'équipe conçoit aujourd'hui Sagra. Vuma raconte la mission de son côté : le cas Babel Event sur vuma.co.
Un cockpit unique pour l'agence : la base des prestataires (avec carte, notes et factures), les opportunités, les événements et leurs tâches, le budget, les clients et un tableau de bord. Une modification dans la base des prestataires se retrouve aussitôt dans l'événement concerné. L'historique a été repris par une IA branchée sur la boîte mail.
Puis un agent IA de sourcing. Le chef de projet décrit l'événement (type, date, lieu, nombre de convives, budget) ; l'agent croise ces critères avec la base de l'agence (disponibilités, budget, historique, notes laissées après chaque événement), remonte les meilleurs profils et prépare la demande de disponibilité. Le chef de projet choisit, et le prestataire est lié à l'événement. Un second agent alerte quand un prestataire facture nettement plus que d'habitude.
Les résultats
| Avant | Après |
|---|---|
| Plusieurs heures pour trouver les bons prestataires | Moins de 30 secondes |
| Quatre outils séparés | Un seul outil pour les prestataires, les événements, les factures et les clients |
| La même information ressaisie plusieurs fois | Saisie une fois, elle se propage partout |
Ce que nous en avons retenu, et ce qu'en a fait Sagra
- L'IA sert quand elle connaît l'agence : ses prestataires, ses prix, ses notes. Un assistant généraliste ne les connaît pas.
- L'humain décide : l'agent propose, le chef de projet choisit.
- Les gestes simples comptent le plus : chercher, présélectionner, demander, comparer, suivre les factures.
Ce travail a été mené avant Sagra, sur mesure pour Babel Event. Sagra en est la suite : un logiciel prêt à l'emploi pour toutes les agences, qui reprend ces gestes et ajoute le chiffrage des propositions d'après les devis passés, la production et le suivi de la marge. Pour commencer de votre côté, voir par où commencer avec l'IA, ou nous contacter.
Questions fréquentes
Babel Event utilise-t-elle Sagra ?
Combien de temps faut-il pour mettre en place un agent de sourcing ?
L'agent choisit-il le prestataire à la place de l'équipe ?
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