Guide
Bon de commande prestataire événementiel : modèle Excel gratuit et mentions à prévoir
L'essentiel
Le bon de commande est le document par lequel l'agence commande au prestataire ce qui a été convenu sur son devis : les lignes, les prix, les dates, les conditions. Une fois signé par le prestataire, il engage les deux parties. Aucun texte n'impose sa forme entre professionnels, mais il doit permettre de savoir sans discussion qui commande quoi, à quel prix, pour quand, et à quelles conditions. Voici les mentions à prévoir et un modèle Excel gratuit, prêt à imprimer.
- Le bon de commande reprend le devis accepté : il ne le remplace pas, il le confirme et le précise.
- Signé par le prestataire, il vaut contrat : c'est la rencontre d'une offre et d'une acceptation.
- Les mentions qui évitent les litiges : les deux parties, un numéro, le devis de référence, les lignes en hors taxes, la TVA par taux, la date et le lieu, l'acompte, le solde, l'annulation.
- Envoyez-le quand le client a signé, pas avant : c'est l'agence qui s'engage auprès du prestataire.
- Demandez que la facture rappelle son numéro : le rapprochement devient immédiat.
Télécharger le modèle
Les coordonnées des deux parties, les références, les lignes avec la TVA par taux, les conditions et les signatures, sur une page A4, avec un exemple de traiteur et un mode d'emploi.
Devis, bon de commande, facture : qui fait quoi
Le devis vient du prestataire : c'est son offre, avec ses prix et ses conditions. Le bon de commande vient de l'agence : il dit « je commande ceci, à ce prix, pour cette date ». Une fois le bon signé par le prestataire, l'offre et l'acceptation se rencontrent : le contrat est formé (Code civil, article 1113). La facture vient ensuite du prestataire, après la prestation ou pour un acompte.
Une agence peut aussi se contenter de signer le devis avec la mention « Bon pour accord ». Le bon de commande devient utile dès qu'il faut préciser ce que le devis ne dit pas (les horaires de montage, l'effectif définitif, une remise négociée au téléphone), poser les conditions de l'agence, ou numéroter ses engagements pour les retrouver au moment de payer.
Les mentions à prévoir
Entre professionnels, aucun texte ne fixe la liste des mentions d'un bon de commande, contrairement à la facture. Celles-ci évitent la plupart des désaccords :
| Mention | Pourquoi |
|---|---|
| Les deux parties : raison sociale, adresse, SIRET, numéro de TVA, contact | Savoir qui s'engage, et à qui adresser la facture |
| Un numéro qui se suit et la date | Retrouver la commande, la citer sur la facture |
| Le devis accepté : son numéro et sa date | Rattacher la commande à l'offre, et à ses conditions |
| L'événement, la date et le lieu de la prestation | Éviter la confusion entre deux dossiers |
| Les horaires de livraison, de montage et de démontage | Les contraintes du lieu, que le devis oublie souvent |
| Une ligne par prestation : désignation, quantité, unité, prix unitaire hors taxes | Comparer avec le devis, puis avec la facture |
| Le taux de TVA de chaque ligne, les totaux HT, TVA et TTC | Un traiteur facture le repas à 10 % et l'alcool à 20 % |
| L'acompte, le solde et leur échéance | Prévoir la trésorerie de l'agence |
| Les conditions de modification et d'annulation | Savoir ce que coûte un effectif qui baisse ou un événement annulé |
| L'assurance du prestataire | Une attestation de responsabilité civile professionnelle à jour |
| Les signatures, avec « Bon pour accord » côté prestataire | La preuve de l'accord ; une signature électronique vaut une signature manuscrite |
Les conditions de paiement
Entre professionnels, le délai de paiement convenu ne peut pas dépasser 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est prévu au contrat ; sans rien de convenu, c'est 30 jours après la prestation. Un retard fait courir des pénalités, au moins trois fois le taux d'intérêt légal, et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (Code de commerce, article L441-10). Le modèle les rappelle dans ses conditions.
Attention au mot employé pour la somme versée à la commande : un acompte engage les deux parties, alors que des arrhes permettent à chacun de se dédire, en les perdant ou en les rendant au double (Code civil, article 1590). En événementiel, c'est presque toujours un acompte : écrivez-le.
Quand l'envoyer
- Après la signature du client : le bon de commande engage l'agence auprès du prestataire. L'envoyer avant, c'est payer une annulation si le client renonce.
- Après le comparatif : une fois le devis retenu, poste par poste, voir notre tableau comparatif de devis.
- Avant l'acompte : le prestataire facture l'acompte en citant le numéro du bon.
- Puis à chaque changement : un effectif qui bouge, une ligne ajoutée, et c'est un bon refait (ou un avenant), signé à nouveau.
À la réception de la facture, comparez-la ligne par ligne avec le bon de commande : quantités, prix unitaires, TVA. Un écart se discute avant de payer, pas après. C'est aussi ce qui permet de connaître la marge réelle de l'événement, voir notre guide sur la marge d'une agence événementielle.
Dans Sagra, les bons de commande se fabriquent depuis les lignes du budget du prestataire retenu, aux prix d'achat, numérotés et en PDF. Le prestataire le télécharge depuis son lien, sans compte, et clique « J'accepte la commande » ; les lignes passent « Commandé », et sa facture se rapproche ensuite du bon.
Questions fréquentes
Un bon de commande est-il obligatoire ?
Quelle différence entre un devis et un bon de commande ?
Un bon de commande signé engage-t-il ?
Le modèle est-il gratuit ?
Sources
- Code civil, article 1113 (formation du contrat par l'offre et l'acceptation)
- Code civil, articles 1366 et 1367 (écrit et signature électroniques)
- Code civil, article 1590 (les arrhes)
- Code de commerce, article L441-10 (délais de paiement, pénalités de retard, indemnité de 40 €)
À lire aussi
Parlons de votre agence.
Une démo de trente minutes sur vos propres dossiers, ou simplement vos questions. Et si vous préférez juger sur pièce, envoyez-nous un brief déjà traité : on vous rend la proposition chiffrée.